Se você busca um momento para dar um ponta pé inicial para seu projeto, para alinhar expectativas, definir metas, estabelecer uma base sólida para um trabalho em equipe para compartilhar insights, apresentar membros-chave, discutir a visão geral do projeto e criar um entendimento comum sobre os objetivos a serem alcançados então você precisa de uma Reunião de Kick off.
O que é o Kick off do projeto?
A Reunião de Kick off é o ponto de partida oficial do projeto, onde o gerente do projeto assume o papel de maestro, conduzindo uma sinfonia de informações cruciais para o sucesso da iniciativa.
Detalhes como a justificativa do projeto, custos estimados, riscos mapeados, equipes alocadas, metodologia escolhida e plano de comunicação são apresentados, criando um alinhamento impecável entre todos os envolvidos.
Essa reunião é fundamental para garantir que todos estejam na mesma página, desde os membros da equipe até os stakeholders, criando um ambiente propício para a execução eficiente do projeto e a conquista dos objetivos.
Como fazer o Kick off do Projeto?
Agora é hora de dar vida ao projeto com um plano de ação detalhado. A seguir, um guia prático com 8 etapas para realizar um Kick Off eficaz:
Passo 1: Crie Expectativas nos Envolvidos do Kick off
Envolva os participantes antecipadamente, faça todos saberem do projeto e do problema, mas não fale sobre a solução. Essa é uma forma de criar expectativas e manter os envolvidos engajados desde o início.
Passo 2: Identifique as Pessoas Certas
O Kick off não é uma festa de casamento! Seja certeiro ao identificar os 3 atores principais: o solicitante, o stakeholder e o patrocinador. Lembre-se: ter as pessoas certas na sala pode fazer toda a diferença para o sucesso do seu projeto.
Passo 3: Qual a Dor?
Não se apegue apenas à números de ocorrências e tickets de suporte, concentre-se nas consequências do problema. O que realmente importa é fazer os participantes sentirem a mesma dor do cliente. Isso cria empatia e ajuda a equipe a entender a importância do projeto.
Passo 4: Apresente o Remédio!
Apresente os objetivos do projeto, quais soluções trará, e qual é o valor real para o negócio! Faça todos comprarem sua ideia e se envolverem com a solução que você propõe.
Passo 5: Mostre que Você Tem um Plano!
Antes de falar em custo, ganhe a confiança dos envolvidos. Explique como pretende gerenciar e executar o projeto, qual metodologia será utilizada, equipe, entregas, status reports. Mostrar que você tem um plano bem estruturado pode aumentar a confiança dos envolvidos no projeto.
Passo 6: Fale Sobre o Custo do Projeto e Como Será Gerenciado
Vá além das cifras $$$. Dê destaque ao processo, à melhoria na eficiência, na produção, na experiência dos envolvidos. Não esqueça de explicar como o custo do projeto será gerenciado. Isso mostra transparência e profissionalismo.
Passo 7: Precisamos Falar Sobre a Comunicação do Projeto
Não precisa fazer MBA na FGV para saber o quanto a comunicação pode comprometer um projeto.
Explique como o progresso do projeto será reportado, por qual meio, frequência e condição. Uma boa comunicação é fundamental para o sucesso de qualquer projeto.
Passo 8: Concluindo o Kick off com Maestria
Você não é o William Bonner. Agradeça pessoalmente os atores principais. Comprometa-se enviar um resumo, ata, ou apenas para agradecer novamente. Já pensou chamá-los para tomar um café? Concluir a reunião de kick off com um gesto de agradecimento torna o momento mais humano e agradável.
Aprenda mais sobre Kick off do Projeto
Para aprofundar seus conhecimentos e realizar um Kick Off impecável, recomendamos a leitura do artigo “Kick off: Como fazer em 8 passos + Infográfico“.
O artigo oferece um guia completo com 8 etapas detalhadas, desde a definição dos participantes até a conclusão da reunião, além de dicas valiosas para garantir um início memorável e eficaz para o seu projeto.
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